Studi Kelayakan Bisnis

TENTANG ASPEK MANAJEMEN

1.      Pendekatan dalam Membuat Perencanaan

4 macam pendekatan utama dalam pembuatan suatu perencanaan:

·         Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down). Pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan.

·         Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). Pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki.

·         Pendekatan Campuran. Pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya di serahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada.

·         Pendekatan Kelompok. Dengan pendekatan ini, perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan.

2.      Fungsi Perencanaan dan Rencana

6 fungsi utama rencana atau perencanaan manajemen suatu organisasi:

·         Penerjemah Kebijakan Umum. Kebijakan umum perusahaan ditetapkan oleh manajemen puncak yang bersifat umum di mana untuk melaksanakannya diperlukan suatu tahapan untuk menerjemahkannya secara lebih konkret, jelas, komprehensif, dan bertahap melalui proses perencanaan.

·         Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan. Perencanaan berhubungan dengan perkiraan-perkiraan ke masa depan bukan ke masa lalu.

·         Berfungsi Ekonomi. Sumber daya itu hendaknya direncanakan melalui perhitungan yang matang agar dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.

·         Memastikan suatu Kegiatan. Pencapaian tujuan dapat dilaksanakan dengan baik oleh setiap orang dalam organisasi maka perlu disusun suatu rencana yang mengatur hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab, serta wewenang mereka.

·         Alat Koordinasi. Agar koordinasi dapat berjalan lancar maka salah satu alat yang dapat membantu kegiatan ini adalah rencana kerja.

·         Alat/Sarana Pengawasan. Untuk mengukur apakah suatu realisasi kerja telah sesuai atau belum, maka rencana dapat dipakai sebagai tolok-ukur dalam melakukan pengawasan dan pengendalian.

3.      Macam-macam Perencanaan

Sisi Jangka Waktu

Jika dilihat dari waktu yang digunakan untuk pengaplikasian suatu rencana, dikenal 3 bentuk perencanaan, yaitu:

·         Perencanaan Jangka Panjang. Perencanaan ini tidak dapat langsung dipakai sebagai pedoman kerja, sehingga masih perlu dijabarkan dalam bentuk perencanaan jangka menengah.

·         Perencanaan Jangka Menengah. Sifat perencanaan ini lebih konkret dengan kejelasan sasaran yang harus dicapai.

·         Perencanaan Jangka Pendek. Perencanaan ini lebih konkret dan rinci, lebih terukur dan lebih jelas sasaran yang harus dicapai termasuk dalam hal penggunaan sumber daya.

·         Sisi Tingkatan Manajemen

·         Perencanaan Strategis. Perencanaan strategis lebih terfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang.

·         Perencanaan Operasional. Perencanaan ini berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek.

4.      Program Kerja  

Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart

PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan NWP (Net Work Planning).

PKT (Pola Kerja Terpadu), yaitu teknik perencanaan yang komprehensif untuk digunakan dalam kegiatan agar terarah dan terpadu.

PIP (Performance Improvement Planning), yaitu teknik perencanaan yang mengutamakan daya analisis atas kekuatan-kekuatan pendorong dan penghambat kinerja.

APP (Analisis Persoalan Potensial), yaitu teknik perencanaan yang berguna terutama dalam rangka mengamankan satu program kerja agar dapat mengantisipasi setiap persoalan yang muncul pada waktu pelaksanaannya.

Langkah-langkah penyusunan Gantt Chart secara garis besar adalah sbb:

a.       Menentukan tingkat kerincian kegiatan yang akan dimasukkan pada bagan.

b.      Mengidentifikasi urutan logis (dapat juga secara kronologis) dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

c.       Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian masing-masing kegiatan.

d.      Membuat konsep penjadwalan pada bagan.

e.       Mendiskusikan konsep tersebut dengan orang-orang yang akan terlibat dalam pelaksanaan masing-masing kegiatan.

f.       Membuat bagan akhir yang lebih realisitis dan telah disepakati oleh semua orang yang terlibat.

g.      Merevisi dan mengoreksi apabila dirasakan perlu.

5.      Anggaran

yaitu rencana yang disusun secara sistematis dalm bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk periode tertentu di masa yang akan datang. Manfaat anggaran bagi perusahaan yang terpadu, sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan, alat koordinasi kerja, alat pengawasan kerja, dan sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan.

Macam-macam anggaran yang umum dengan menggunakan sistem anggaran tradisional dalam suatu perusahaan kecil dalam bidang manufaktur, diberikan berikut ini:

·         Anggaran Produksi.

·         Anggaran Bahan Baku.

·         Anggaran Tenaga Kerja.

·         Anggaran Biaya Overhead Pabrik (BOP).

·         Anggaran Variabel.

·         Anggaran Modal.

·         Anggaran Piutang.

·         Anggaran Kas.

Perumusan Tujuan Organisasi

Jika rumusan tujuan utama organisasi didirikan telah dibuat dengan jelas, ini akan mempermudah:

·         Penetapan haluan organisasi.

·         Pemilihan bentuk organisasi.

·         Pembentukan struktur organisasi.

·         Kebutuhan para pejabat.

·         Penyumbangan pengalaman, kecakapan, daya kreasi anggota organisasi, dll.

Departemenisasi

Merupakan aktivitas menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada.

Pembagian Kerja

Dengan melakukan pembagian kerja yang harus diperhatikan adalah:

·         Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.

·         Pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling bawah harus mempunyai tugas yang jelas.

·         Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya.

·         Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata/adil.

·         Penempatan pejabat hendaknya dilaksanakan secara tepat.

·         Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja.

·         Pembagian kerja para pejabat dalam unit/satuan organisasi jangan sampai timbul nepotisme.

Koordinasi

Dengan keselarasan ini dapat dihindari terjadinya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, kekembaran pekerjaan, kekosongan pekerjaan dan merasa lepas satu sama lain.

Pelimpahan Wewenang

Merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabat ke pejabat yang lain.

Rentang Kendali

Faktor yang mempengaruhi luas-sempit rentang kendali dapat dilihat dari 2 sisi, yaitu:

·         Sisi subyektif: yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan.

·         Sisi obyektif: yaitu corak pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan, dan waktu penyelesaian pekerjaan.

Jenjang Organisasi

Merupakan tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya serta fungsi satuan organisasi.

Struktur Organisasi

Menjelaskan pembagian aktivitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai batas-batas tertentu.

Ada 4 elemen dalam struktur, yaitu:

·         Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja.

·         Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.

·         Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub-unit dalam organisasi.

·         Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja.

Bentuk Organisasi

Di dalam organisasi dikenal beberapa bentuk organisasi atau lebih tepat disebut struktur organisasi, yaitu: Organisasi Garis, Organisasi Fungsional, Organisasi Garis dan Staf, Organisasi Gabungan, dan Organisasi Matriks.

·         Organisasi Garis. Bentuk organisasi ini merupakan bentuk yang paling sederhana.

Cirinya:

a.       Jumlah karyawan relatif sedikit.

b.      Organisasi relatif kecil.

c.       Karyawan saling mengenal secara akrab.

d.      Spesialisasi kerja masih relatif rendah.

·         Organisasi Fungsional. Cirinya adalah bahwa setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada.

·         Organisasi Garis dan Staf. Di dalam organisasi yang begitu kompleks, pimpinan biasanya mendelegasikan wewenang kepada para staf sesuai dengan bidang masing-masing.

·         Organisasi Gabungan. Mengenai kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi campuran atau gabungan ini akan mengikuti kebaikan dan kelemahan organisasi-organisasi yang dibawa dalam rangka penggabungan tersebut.

·         Organisasi Matriks. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai lebih dari satu, misalnya dua orang atasan, sehingga mereka di bawah 2 jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai 2 rantai perintah, yang satu secara vertikal (bersifat fungsional).

1.      Fungsi Penggerakan

Fungsi penggerakan di dalam manajemen yang pokok adalah:

·         Mempengaruhi seseorang (orang-orang) supaya bersedia menjadi pengikut.

·         Melakukan daya tolak pada seseorang (orang-orang).

·         Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik.

·         Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja.

·         Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang atau orang-orang terhadap Tuhannya, negara, dan masyarakat.

2.      Kepemimpinan

Kepemimpinan diartikan oleh Stoner sebagai suatu proses mengenai pengarahan dan usaha untuk mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan anggota kelompok.

Seorang pemimpin harus mempunyai sarana:

·         Kewenangan formal.

·         Pengetahuan dan pengalaman yang dapat ditambah.

·         Ganjaran dan hukuman untuk karyawan bawahannya.

·         Komunikasi dengan bawahannya.

·         Perintah untuk bawahannya.

D. PENGENDALIAN (CONTROLLING)

Fungsi pokok pengendalian adalah:

a.       Mencegah tejadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin.

b.      Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi.

c.       Mendinamisasikan organisasi.

d.      Mempertebal rasa tanggung jawab.

Agar fungsi pengendalian manajemen dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan prinsip-prinsip yang diantaranya adalah sbb:

a.       Pengendalian hendaknya direncanakan dengan baik agar paling tidak dapat mengukur apakah proses pengendalian yang dilakukan berhasil atau tidak.

b.      Dapat merefleksikan sifat pengawasan yang unik dari bidang-bidang yang diawasi.

c.       Pelaporan penyimpangan dilakukan dengan segera.

d.      Pengawasan harus bersifat fleksibel, dinamis, dan ekonomis.

e.       Dapat merefleksikan pola kerja unit organisasi, misalnya mengenai standar biaya.

f.       Dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif, yaitu segera diketahui apa yang salah, di mana terjadinya kesalahan itu, dan siapa yang bertanggung jawab.

1.      Jenis Pengendalian

a.       Metode Pengendalian Pendahuluan: memerlukan berbagai standar kualitas dan kuantitas yang layak dari berbagai masukan (input).

b.      Metode Pengendalian Bersamaan (Concurrent Controls): memerlukan standar perilaku, kegiatan dan pelaksanaan dari kegiatan secara layak.

c.       Metode Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls): memerlukan standar kuantitas dan kualitas yang layak dari keluaran (output). Informasi itu harus mencerminkan berbagai karakteristik dari keluaran (output).

 E. MENGAKHIRI PEMBANGUNAN PROYEK BISNIS

Langkah-langkah pokok berikut direkomendasikan untuk membantu proses mengakhiri proyek bisnis:

1.      Menetapkan organisator terminasi proyek.

2.      Mengadakan pertemuan untuk mempersiapkan proses terminasi.

3.      Menyiapkan laporan dari masing-masing personil terminasi proyek.

4.      Mengakhiri semua dokumen finansial.

5.      Akhiri semua perintah kerja, kontrak, persetujuan, dan outstanding supplier.

6.      Lengkapi semua dokumen dengan semua pihak yang terkait, lalu setujui.

7.      Tutup semua bagian proyek dan mengembalikan semua perlengkapan proyek.

8.      Lakukan pos audit atas selesainya proyek.

9.      Membuat pernyataan persetujuan dari klien bahwa proyek selesai dikerjakan.

10.  Tutup semua bagian fisik proyek dan lakukan pemutusan hubungan kerja bagi staf proyek yang masih tersisa.

Ada beberapa format yang dapat digunakan untuk laporan final. Elemen-elemen berikut biasanya meliputi:

·         Kinerja dari proyek.

·         Pengorganisasian dan administrasi proyek.

·         Teknik yang digunakan untuk menyelesaikan hasil proyek.

·         Menentukan kekuatan dan kelemahan proyek.

·         Rekomendasi dari manajer proyek dan tim untuk kelangsungan proyek tersebut. 

F. IMPLIKASI PADA SKB

Hasil studi aspek manajemen hendaknya memberikan informasi dalam 2 kegiatan pokok, yaitu manajemen dalam pembangunan proyek bisnis dan manajemen dalam implementasi bisnis rutin dalam hal:

1.      Perencanaan. Hendaknya SKB dapat menilai perencanaan dari sisi pendekatan yang digunakan, dari sisi jangka waktu dan dari sisi tingkatan manajemen.

2.      Pengorganisasian. Hendaknya SKB dapat mengkaji apakah langkah-langkah pengorganisasian di dalam 2 kegiatan pokok di atas dapat direncanakan dan diperkirakan akan berjalan dengan baik.

3.      Penggerakan. Hendaknya SKB dapat mengkaji fungsi manajemen yang lain, yaitu penggerakan (actuating), apakah layak atau tidak layak.

4.      Pengendalian. Hendaknya SKB mampu mengkaji aspek pengendalian bagi kedua kegiatan pokok ini, sehingga dapat diambil keputusan layak atau tidak layaknya atas aspek ini.

5.      Mengakhiri pembangunan proyek. Hendaknya SKB mampu mengkaji agar teknis implementasi atas penyelesaian proyek, sebelum dilanjutkan pada implementasi bisnisnya, dapat direncanakan dengan baik.  

Hasil Analisis

Jika, rencana bisnis dinyatakan tidak layak, dapat dilakukan kajian ulang yang lebih realistis dan positif sehingga kajian menjadi layak. Apabila, memang sulit untuk menjadi layak, maka sebaiknya rencana bisnis ini diakhiri saja.